Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 8 september 2026
Bij Millecam gaan informatiebeveiliging en privacy hand in hand met de diensten die we aan onze klanten aanbieden. We vinden het daarom belangrijk om transparant uit te leggen welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen en welke rechten je daarbij hebt.
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Millecam is een eenmanszaak van Robin Millecam en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven.
Millecam – Robin Millecam
Weverijstraat 22
9300 Aalst
België
Ondernemingsnummer / BTW: BE 1026.876.048
E-mail voor privacyvragen: privacy@millecam.be
Dit privacybeleid is van toepassing wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, klant of leverancier bent, of op een andere manier een zakelijke relatie met Millecam aangaat.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?
Welke gegevens we verwerken, hangt af van je relatie met Millecam.
| Verwerking | Mogelijke persoonsgegevens | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| Website en contactaanvragen | Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en inhoud van je bericht | Vragen beantwoorden en aanvragen opvolgen | Gerechtvaardigd belang en/of precontractuele maatregelen |
| Offertes en prospectcontacten | Naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, communicatie en offertegegevens | Mogelijke samenwerkingen bespreken en offertes opstellen | Precontractuele maatregelen en gerechtvaardigd belang |
| Klanten- en contractbeheer | Naam, functie, organisatie, contactgegevens, contract- en projectgegevens en zakelijke communicatie | Uitvoering en beheer van onze dienstverlening | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Consultancyopdrachten | Zakelijke contactgegevens en andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht | Uitvoering van GRC-, cybersecurity- en privacyconsultancy | Uitvoering van de overeenkomst en, afhankelijk van de situatie, verwerking in opdracht van de klant |
| Facturatie en boekhouding | Naam, adres, contactgegevens, ondernemingsgegevens, factuur- en betalingsgegevens | Facturatie, boekhouding en fiscale administratie | Uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Zakelijke communicatie en meetings | Naam, e-mailadres, functie, organisatie, correspondentie en vergadergegevens | Communicatie, afspraken en samenwerking | Uitvoering overeenkomst, precontractuele maatregelen en gerechtvaardigd belang |
| Websitebeveiliging en technische werking | IP-adres en technische request- en loggegevens waar van toepassing | Website beschikbaar en veilig houden, fouten onderzoeken en misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
| Websiteanalyse | Geanonimiseerde/geaggregeerde gebruiksinformatie zoals paginaweergaven, referrer, land/regio, browser, besturingssysteem en apparaattype | Inzicht krijgen in het gebruik en de prestaties van onze website | Gerechtvaardigd belang |
We verzamelen niet bewust meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het betreffende doel.
3. Waar komen jouw gegevens vandaan?
Meestal ontvangen we persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je:
- ons contactformulier invult;
- ons een e-mail stuurt;
- contact met ons opneemt via LinkedIn;
- deelneemt aan een gesprek of vergadering;
- een offerte aanvraagt of een overeenkomst aangaat.
In een zakelijke context kunnen we ook contactgegevens ontvangen van jouw werkgever, opdrachtgever, collega of een andere zakelijke contactpersoon.
Daarnaast kunnen we beperkte zakelijke gegevens raadplegen die publiek beschikbaar zijn, bijvoorbeeld via bedrijfswebsites, professionele platformen zoals LinkedIn of openbare ondernemingsregisters.
4. Consultancyopdrachten en persoonsgegevens van klanten
Bij onze consultancyopdrachten op het gebied van onder andere GDPR, NIS2, ISO 27001 en CyberFundamentals kunnen we toegang krijgen tot informatie die persoonsgegevens bevat.
Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens in beleidsdocumenten, registers, audit evidence, risicoanalyses, incidentinformatie of systemen waartoe een klant ons toegang geeft.
Onze rol onder de GDPR hangt daarbij af van de concrete verwerking.
Wanneer Millecam zelf het doel en de middelen van een verwerking bepaalt, treden we op als verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer we persoonsgegevens uitsluitend verwerken namens en volgens de instructies van een klant, kunnen we optreden als verwerker. In dat geval wordt de verwerking geregeld door de toepasselijke overeenkomst en, waar vereist, een verwerkersovereenkomst. De klant blijft verantwoordelijk voor de informatie die hij als verwerkingsverantwoordelijke aan betrokkenen moet verstrekken.
Dit publieke privacybeleid beschrijft voornamelijk de verwerkingen waarvoor Millecam zelf verwerkingsverantwoordelijke is.
5. Met wie delen we persoonsgegevens?
We verkopen of verhuren persoonsgegevens nooit.
Om onze activiteiten uit te voeren maken we wel gebruik van gespecialiseerde dienstverleners. Afhankelijk van de verwerking kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door onder andere:
Microsoft 365
We gebruiken Microsoft Outlook voor zakelijke e-mail, Microsoft Teams voor online communicatie en vergaderingen en OneDrive voor het opslaan en beheren van zakelijke documenten.
Dexxter
We gebruiken Dexxter voor onze financiële administratie, waaronder offertes, facturatie en boekhoudkundige verwerking.
De Ridder – Arijs Accountancy
Onze externe accountant kan toegang krijgen tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor boekhoudkundige, fiscale en administratieve dienstverlening.
Vercel
Onze website wordt gehost via Vercel. Bij het aanbieden en beveiligen van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt.
Resend
Wanneer je het contactformulier op onze website gebruikt, wordt Resend gebruikt voor het technisch verzenden van het bericht naar Millecam.
OpenAI en Anthropic
Millecam maakt in zijn professionele werking gebruik van AI-ondersteunde diensten van OpenAI en Anthropic. Waar deze diensten worden gebruikt voor informatie die persoonsgegevens bevat, gebeurt dit binnen passende contractuele en technische waarborgen en met aandacht voor dataminimalisatie en vertrouwelijkheid.
Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken aan overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen wanneer dit wettelijk verplicht is.
6. AI binnen onze dienstverlening
Millecam gebruikt AI als ondersteunend hulpmiddel bij bepaalde professionele werkzaamheden.
We hanteren daarbij het principe van dataminimalisatie: persoonsgegevens en vertrouwelijke klantinformatie worden alleen met een AI-dienst verwerkt wanneer dit passend en noodzakelijk is voor het beoogde doel en wanneer passende technische en contractuele waarborgen aanwezig zijn.
AI wordt gebruikt als ondersteuning en vervangt niet zonder meer de professionele beoordeling die van Millecam mag worden verwacht.
7. Websiteanalyse
We gebruiken Vercel Web Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website.
Vercel Web Analytics werkt zonder cookies. De analyticsdienst is ontworpen om geaggregeerde gebruiksstatistieken te leveren zonder bezoekers over verschillende websites of dagen heen te volgen.
Hiermee kunnen we bijvoorbeeld inzicht krijgen in:
- het aantal paginaweergaven;
- bezochte pagina's;
- verwijzende websites;
- land of regio;
- browser en besturingssysteem;
- apparaattype.
We gebruiken deze informatie uitsluitend om het gebruik en de prestaties van onze website te begrijpen en te verbeteren.
Meer informatie over het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën vind je in ons afzonderlijke cookiebeleid.
8. Internationale doorgiften
Sommige dienstverleners waarmee we samenwerken zijn internationaal actief. Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt.
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrond bestaat overeenkomstig de GDPR, bijvoorbeeld:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
- Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie; of
- een andere wettelijk erkende waarborg.
Waar nodig beoordelen we ook welke aanvullende maatregelen passend zijn voor de betreffende verwerking.
9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.
Als uitgangspunt hanteren we:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen die niet tot een samenwerking leiden | Maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact |
| Offertes die niet tot een opdracht leiden | Maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij een langere termijn gerechtvaardigd is |
| Klant-, contract- en projectadministratie | Gedurende de samenwerking en vervolgens zolang noodzakelijk voor contractuele of wettelijke verplichtingen en de verdediging van rechtsvorderingen |
| Facturen en boekhoudkundige documenten | Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn |
| Zakelijke e-mail en correspondentie | Zolang noodzakelijk voor de zakelijke relatie, het dossier of toepasselijke wettelijke verplichtingen |
| Technische websitegegevens | Niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, troubleshooting en technische werking |
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd waar dat redelijkerwijs mogelijk is.
10. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging, openbaarmaking of misbruik.
De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de bijbehorende risico's.
Daarbij passen we waar relevant principes toe zoals toegangsbeperking, sterke authenticatie, beveiligde communicatie, zorgvuldig leveranciersbeheer, dataminimalisatie en beveiligde opslag.
Geen enkel informatiesysteem kan echter absolute veiligheid garanderen.
11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Millecam neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking zoals bedoeld in artikel 22 GDPR.
We gebruiken persoonsgegevens evenmin voor advertentieprofilering of gedragsgerichte marketing.
12. Jouw rechten
Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke rechtsgrond heb je onder de GDPR onder andere het recht om:
- inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
- jouw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerkingen gebaseerd op gerechtvaardigd belang;
- jouw toestemming op ieder moment in te trekken wanneer een verwerking op toestemming gebaseerd is;
- persoonsgegevens in bepaalde gevallen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen;
- een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Deze rechten zijn niet absoluut. Bepaalde wettelijke verplichtingen of uitzonderingen kunnen ertoe leiden dat we een verzoek niet of slechts gedeeltelijk kunnen uitvoeren.
13. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?
Stuur je verzoek naar:
Vermeld voldoende informatie zodat we kunnen bepalen op welke gegevens je verzoek betrekking heeft.
Wanneer we redelijke twijfel hebben over je identiteit, kunnen we bijkomende informatie vragen om te voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt.
We behandelen verzoeken binnen de termijnen die de GDPR voorschrijft.
14. Klachten
Heb je vragen of bezorgdheden over hoe we jouw persoonsgegevens verwerken? Neem dan bij voorkeur eerst contact op via privacy@millecam.be, zodat we je vraag kunnen onderzoeken.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
15. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Onze diensten, systemen en wettelijke verplichtingen kunnen veranderen. Daarom kunnen we dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen.
De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen zorgen we waar passend voor aanvullende communicatie.